41 ans
à l'Ouest
295
y a un truc que je comprend pas Art : Pourquoi t'as t'on mis dans ce service si tu n'as jamais fais de secrétariat ?
S
j'ai commencé à travailler en taff d'été dans un service d'une grande société, c'est pour tout le mois de juin . seulement j'avais envoyé donc CV etc et on
m'a mit dans ce service , et la je suis avec la secretaire principale et elle part en vacance pendant 3 semaines, je dois la remplacer !
donc pendant 3 semaine je serai toute seule à devoir m'occuper administrativement ( euh shé pa si ca si dit) :oops: du service, à filtrer les appels du grand boss, mais j'y comprend rien ! j'ai jamais fait de secrétariat!
bref la je suis complétement paniquée :(
donc pendant 3 semaine je serai toute seule à devoir m'occuper administrativement ( euh shé pa si ca si dit) :oops: du service, à filtrer les appels du grand boss, mais j'y comprend rien ! j'ai jamais fait de secrétariat!
bref la je suis complétement paniquée :(
41 ans
à l'Ouest
295
47 ans
Roubaix
705
Ben tu sais je suis secrétaire-gestionnaire depuis un an et demi et j'ai été assistante comptable pendant 4 mois alors que j'ai un diplôme d'histoire et d'archéo....
Donc, les voies du travail sont parfois impénétrable.
Mon conseil à art : pendant combien de temps pourras-tu être avec la personne que tu dois remplacer, avant son départ ? Si c'est à peu près un mois, et que tu ne dois faire que du secrétariat simple, c'est suffisant pour que tu aies un aperçu de toutes les tâches régulières. Tu devrais t'en sortir si tu as un minimum de logique et d'organisation (et je dis bien un minimum, parce que moi ce n'est pas ce qui me caractérise, et l'assoc pour laquelle je bosse n'a pas encore sombré :lol: ). S'il arrive un évènement exceptionnel à gérer, les gens comprendront bien que tu ne peux pas y faire face seule.
Après, il faut voir l'ambiance générale : est-ce que les gens ont bien compris que tu n'avais ni formation préalable dans ce domaine, ni expérience ? Est-ce que dans l'ensemble ils sont patients et compréhensifs ? Si ce n'est pas le cas, et que tu as le choix (même si celui-ci est difficile), barre-toi ! Ca paraît extrême, mais au cabinet où j'ai été embauchée comme assistante comptable, c'était un peu comme ça. Je suis entrée poussée par le comptable principal (qui bosse avec l'assoc pour laquelle je suis secrétaire) et je lui ai répété dix fois que je n'avais pas de formation dans ce domaine. Il n'a jamais fait attention. Au bout de trois mois, ses collègues me ressortent une saisie que j'avais faite dans les deux premières semaines de travail, et qui était fausse (personne ne m'avait expliqué ! ). Je n'ai pas voulu leur dire à eux que je n'avais aucune formation, pour ne pas mettre en cause leur chef :roll:. Résultat : lettre du comptable principal pour me taper sur les doigts, à la demande de ses collègues...
Donc, ne te laisse pas embarquer dans des situations pareilles, qui vont ruiner ton estime de toi, et au pire ton image auprès des entreprises (là, la lettre n'a pas été communiquée ailleurs, vu que le mec était légèrement responsable de la situation, mais ça peut arriver).
Donc, les voies du travail sont parfois impénétrable.
Mon conseil à art : pendant combien de temps pourras-tu être avec la personne que tu dois remplacer, avant son départ ? Si c'est à peu près un mois, et que tu ne dois faire que du secrétariat simple, c'est suffisant pour que tu aies un aperçu de toutes les tâches régulières. Tu devrais t'en sortir si tu as un minimum de logique et d'organisation (et je dis bien un minimum, parce que moi ce n'est pas ce qui me caractérise, et l'assoc pour laquelle je bosse n'a pas encore sombré :lol: ). S'il arrive un évènement exceptionnel à gérer, les gens comprendront bien que tu ne peux pas y faire face seule.
Après, il faut voir l'ambiance générale : est-ce que les gens ont bien compris que tu n'avais ni formation préalable dans ce domaine, ni expérience ? Est-ce que dans l'ensemble ils sont patients et compréhensifs ? Si ce n'est pas le cas, et que tu as le choix (même si celui-ci est difficile), barre-toi ! Ca paraît extrême, mais au cabinet où j'ai été embauchée comme assistante comptable, c'était un peu comme ça. Je suis entrée poussée par le comptable principal (qui bosse avec l'assoc pour laquelle je suis secrétaire) et je lui ai répété dix fois que je n'avais pas de formation dans ce domaine. Il n'a jamais fait attention. Au bout de trois mois, ses collègues me ressortent une saisie que j'avais faite dans les deux premières semaines de travail, et qui était fausse (personne ne m'avait expliqué ! ). Je n'ai pas voulu leur dire à eux que je n'avais aucune formation, pour ne pas mettre en cause leur chef :roll:. Résultat : lettre du comptable principal pour me taper sur les doigts, à la demande de ses collègues...
Donc, ne te laisse pas embarquer dans des situations pareilles, qui vont ruiner ton estime de toi, et au pire ton image auprès des entreprises (là, la lettre n'a pas été communiquée ailleurs, vu que le mec était légèrement responsable de la situation, mais ça peut arriver).
S
justement j'en sais rien ! surtout que la , il y a pas d'autre secretaires dans le service, je vais devoir me débrouiller :?
S
j'avais pas vu l'autre réponse...
alors je ne sais pas du tout pourquoi on m'a mise dans ce service, sur mon CV il y a aucun lien avec le secrétariat .
ensuite l'ambiance a l'air sympa au 1er abord, aujourdhui s'était mon 1er jour et je suis encore demain avec la secrétaire, et a partir de mardi je suis toute seule dans le bureau.
alors en gros il faut : géré le téléfone pour le boss et filtrer les appels, géré le courrier ( ok entre les x services je pige rien); certain courrier doivent etre ranger à tel endroit et la s'est la bazar rien n'ai préciser et y'a une salle entiere de classeur :shock: , faut aussi rédiger les rapports des agents (environ 10 agents dans ce service) sur ordinateur mais avec des lettres types et X dossiers sur ordi :? , etc etc
alors je ne sais pas du tout pourquoi on m'a mise dans ce service, sur mon CV il y a aucun lien avec le secrétariat .
ensuite l'ambiance a l'air sympa au 1er abord, aujourdhui s'était mon 1er jour et je suis encore demain avec la secrétaire, et a partir de mardi je suis toute seule dans le bureau.
alors en gros il faut : géré le téléfone pour le boss et filtrer les appels, géré le courrier ( ok entre les x services je pige rien); certain courrier doivent etre ranger à tel endroit et la s'est la bazar rien n'ai préciser et y'a une salle entiere de classeur :shock: , faut aussi rédiger les rapports des agents (environ 10 agents dans ce service) sur ordinateur mais avec des lettres types et X dossiers sur ordi :? , etc etc
E
Alors....
Demain tu lui demandes de tout t'expliquer et tu notes TOUT, même si tu crois que tu t'en souviendras..; car dès fois dans la panique on oublie :lol:
Pour le téléphone promis c'est un coup de main à prendre.. moi ça me fait plus du tout peur... mais les première fois on appréhende
Le patron est sympa ? si oui ça facilite tu lui demandes qui tu dois lui passer ...
moi j'ai eu que des abrutis qui disait jamais rien ... fallait deviner :roll:
Demain tu lui demandes de tout t'expliquer et tu notes TOUT, même si tu crois que tu t'en souviendras..; car dès fois dans la panique on oublie :lol:
Pour le téléphone promis c'est un coup de main à prendre.. moi ça me fait plus du tout peur... mais les première fois on appréhende
Le patron est sympa ? si oui ça facilite tu lui demandes qui tu dois lui passer ...
moi j'ai eu que des abrutis qui disait jamais rien ... fallait deviner :roll:
41 ans
à l'Ouest
295
Bon, à mon avis tout est une question d'organisation... je sais plus facile à dire qu'à faire !
Demain, poses toutes les questions que tu te poses à la personne que tu dois remplacer, même si elles te paraissent un peu bêtes, poses quand même car se sera toi qui sera en cause après s'il y a une connerie de faite.
Si tu ne comprends pas ce qu'on te demande au téléphone surtout n'hésites pas à dire que tu es nouvelle et en remplacement.
Prends des notes sur l'organisation des services et des dossiers sur ordi, sur le classement et les différentes personnes auxquels tu pourrais être amenée à communiquer.
Si tu veux d'autres conseils plus précis, n'hésites pas à me poser des questions en MP.
Allez bon courage, tu vas y arriver !
Demain, poses toutes les questions que tu te poses à la personne que tu dois remplacer, même si elles te paraissent un peu bêtes, poses quand même car se sera toi qui sera en cause après s'il y a une connerie de faite.
Si tu ne comprends pas ce qu'on te demande au téléphone surtout n'hésites pas à dire que tu es nouvelle et en remplacement.
Prends des notes sur l'organisation des services et des dossiers sur ordi, sur le classement et les différentes personnes auxquels tu pourrais être amenée à communiquer.
Si tu veux d'autres conseils plus précis, n'hésites pas à me poser des questions en MP.
Allez bon courage, tu vas y arriver !
S
merci les filles pour votre aide !!! :D
si vous avez d'autre conseil, ils sont les bienvenues
si vous avez d'autre conseil, ils sont les bienvenues
J
Salut,
je pense aussi qu'avec un peu d'organisation ça devrait aller.
Surtout comme te l'on dit les filles, n'hésite pas à poser des questions
à prendre des notes. (même si tu penses pouvoir t'en rappeler ;) )
Et surtout reste calme, le patron doit savoir que tu es là juste pour l'été.
Courage :rainbowafro:
je pense aussi qu'avec un peu d'organisation ça devrait aller.
Surtout comme te l'on dit les filles, n'hésite pas à poser des questions
à prendre des notes. (même si tu penses pouvoir t'en rappeler ;) )
Et surtout reste calme, le patron doit savoir que tu es là juste pour l'été.
Courage :rainbowafro:
41 ans
à l'Ouest
295
Alors Art, qu'est-ce que ça donne cette semaine de boulot ? dépassée ou pas ?
S
je m'en sort un peu mieux, surtout que j'ai 2 collegues super sympa, mém si elles sont pas secrétaires elles m'aident pas mal, mais bon y'a toujours du courrier qui arrive toutes les heures etc etc, donc dur à géré !
par contre vendredi aprem j'ai faillit tombé dans les pommes, trop de stress, du coup je suis rentré a la maison , je rattraperai les 2h que j'ai pas faite lundi . ;)
par contre vendredi aprem j'ai faillit tombé dans les pommes, trop de stress, du coup je suis rentré a la maison , je rattraperai les 2h que j'ai pas faite lundi . ;)
41 ans
à l'Ouest
295
Je suis contente que tu t'en sortes pas trop mal et que tu sois soutenue par 2 autres personnes mais attention au stress quand même ! Il ne faut pas te rende malade pour un boulot qui est pour toi seulement éphémère.
Allez lundi, cure de vitamines et moral d'acier !
Courage ! les 3 semaines vont passer très vite !
Allez lundi, cure de vitamines et moral d'acier !
Courage ! les 3 semaines vont passer très vite !